De negatieve gevolgen van regeldruk in de zorg

Het naleven van regels en bijbehorende administratieve taken beslaat gemiddeld zo’n 40 procent van de werktijd van zorgmedewerkers. Uit de jaarlijkse monitor van IZZ – ledencollectief van mensen in de zorg – blijkt dat die regeldruk vooral tot klachten leidt bij medewerkers die deze registraties ervaren als onnodige bureaucratie, en dat is bijna 27 procent van de geënquêteerden. De ondervraagde medewerkers gaven ook tips om de regeldruk te verminderen. Hard nodig, want de administratieve rompslomp is niet goed voor de gezondheid en gaat ten koste van de zorg aan cliënten.

IZZ maakt onderscheid tussen gebrek aan functionaliteit van regels en administratie (de regels hebben geen duidelijke functie voor mijn werk, dragen niet bij aan het doel van mijn werk en zorgen er niet voor dat ik mijn werk goed doe) en de nalevingslast die het veroorzaakt (regels zorgen voor veel werkdruk, kosten veel tijd en veroorzaken vertraging). Met name de nalevingslast blijkt voor 60 tot 70 procent van de zorgmedewerkers een flink obstakel. En tussen de 20 en 30 procent van het personeel in de zorg ziet geen duidelijke functie van de regels.

Deze medewerkers ervaren minder bevlogenheid in hun werk en ze lopen bijna twee keer zoveel kans op ziekteverzuim door werk, meldt het Kennisplein Gehandicaptensector op de website. Hier is ook de whitepaper ‘Regeldruk en gezondheid van zorgmedewerkers’ te downloaden.

Wie ervaren de meeste druk?
Wanneer je de whitepaper bekijkt, valt op dat de meeste druk wordt ervaren in de geestelijke gezondheidszorg, gevolgd door de gehandicaptenzorg. Maar er zijn meer opvallende conclusies:
- medewerkers met een vast contract ervaren meer druk dan collega’s met een tijdelijk contract;
- dit geldt ook voor personeel dat meer uren werkt en voor mensen die al langer werkzaam zijn in hun functie;
- teams die al langer dan 5 jaar zelfsturend zijn, ervaren de minste regeldruk;
- die druk is ook lager bij medewerkers die werken bij een organisatie met een gezond en veilig organisatieklimaat.

Welke oplossingen zijn er?
Het IZZ geeft aan dat het zeer de moeite waard is iets aan de regeldruk te doen, omdat dit het welbevinden en de gezondheid van medewerkers kan verbeteren. Vooral de groep die de regel- en administratiedruk als onnodig bureaucratisch ervaart. Zij heeft haar leden gevraagd welke oplossingen zij zien.

Er werden ruim 3000 ideeën aangedragen, die door een ledenpanel van meer dan 800 mensen zijn beoordeeld. De top 1000 kon ingedeeld worden in verschillende oplossingsrichtingen:
• Waarom registeren we überhaupt? (cultuur en vertrouwen in zorgmedewerkers)
• Voor wie registreren we dit? (rol van niet-zorgorganisaties zoals zorgverzekeraars, zorgkantoren, gemeenten, inspecties en toezichthouders)
• Wat registreren we precies? (hoeveelheid en soort regels en administratie)
• Wie moet dit registeren? (hoeveelheid en soort medewerkers)
• Hoe registreren we dit? (ICT, techniek en voorzieningen)

De eerste twee hebben vooral te maken met het aspect functionaliteit, de laatste drie over de nalevingslast.

Een van de ideeën die door een medewerker uit de gehandicaptenzorg is aangedragen luidt:

“Iemand per team in dienst nemen om alle administratie te verzorgen. Dit kost nu veel tijd. Dat lijkt wellicht duur te zijn, maar levert mijns inziens betere zorg op voor cliënten, meer cliëntcontacten en meer efficiënt kunnen werken aan directe zorgtaken. Ook zou het mij (en vele collega's met mij) meer lucht geven en meer werkplezier.”

En een ander draagt het volgende idee aan:

“Minder handtekeningen van collega’s en managers bij het aanvragen van iets.”

Ook binnen de ICT-systemen kan er wel wat verbeterd worden, meent een medewerker uit de gehandicaptenzorg:

“Dat je niet zo veel handelingen moet doen om het juiste programma gestart te krijgen. Dat je met 3 muisklikken het programma gestart hebt en dan je rapportage kan gaan doen.”

En:

“Het registreren van bijvoorbeeld afspraken moet heel vaak in meerdere systemen, omdat medische, psychologische en financiële administratiesystemen niet op elkaar zijn afgestemd. Aanvragen van indicaties, onderbouwen van DBC’s, etc. vraagt veelal dubbel rapporteren en meerdere malen dezelfde soort informatie intypen.”

Het Kennisplein Gehandicaptenzorg wijst zorgmedewerkers op de schrap- en snapsessies, die sinds enige tijd worden gehouden. Je gaat dan samen met je team aan de slag met het terugdringen van onnodige administratieve lasten binnen de organisatie.  |