Digitaal planbord voor de hele locatie

“Al die papieren kalenders, schema’s, picto’s en foto’s in de algemene ruimte, dat moet tegenwoordig toch anders kunnen, “dacht Yvette Boonstra van de afdeling Totale communicatie van de Noord-Hollandse zorgorganisatie Odion. Het gevolg is dat er een vernieuwend digibord komt te hangen in twee dagbestedingslocaties.

In het Odionblad Impuls vertelt Yvette dat ze op het idee kwam doordat in dagactiviteitencentrum De boerderij steeds meer cliënten kwamen. “Per dag is het aantal cliënten wel zo’n beetje gelijk gebleven, maar in totaal zijn het er meer geworden. Omdat we per cliënt inzichtelijk maken wat zijn werkzaamheden voor die dag zijn, kwamen er steeds meer schema’s en lijstjes in de algemene ruimte te hangen. Dat maakt het onoverzichtelijk voor ons, en vooral voor de cliënten.”

Sterke schermen
Yvette vroeg met succes subsidie aan voor twee digitale schermen bij een fondsenwervingsbureau. Het bedrijf dat de software voor Odion verzorgt  ontwikkelde samen met inhoudelijke deskundigen een programma, en schafte de beeldschermen aan. “Het zijn heel sterke schermen,” vertelt Yvette. “Je kunt erop slaan en dan gaat het nog niet kapot. Bovendien moet je de knoppen op het scherm echt goed aanraken om ze te laten functioneren. Iemand kan dus niet zomaar iets ‘wegvegen’ en daarmee de hele boel ontregelen.”

Beeldverhaal of filmpje
De cliënt krijgt straks via het nieuwe digibord de informatie aangereikt op een manier die past bij zijn niveau. “Voor de een is dat een beeldverhaal, voor de ander een filmpje. Als begeleider kun je dat zelf helemaal ingeven. En het mooie is: het systeem is zo ingericht dat medewerkers er zo min mogelijk werk aan hebben. In tegenstelling tot een papieren planbord onthoudt het digibord alles. Een dag- of weekindeling die je al eerder hebt gebruikt kun je makkelijk terughalen en aanpassen. Dat kost minder tijd dat een nieuw schema op het planbord hangen, met alle plaatjes erbij.”

Het bord is in mei met succes getest, en aangepast. “We hadden eerst het plan om het scherm voorlopig naast de papieren overzichten te hangen, zodat iedereen kan wennen. Maar daar zijn we vanaf gestapt. Als we zeker weten dat alles goed werkt, komt het scherm er gewoon te hangen.”

Meerwaarde
Wat is de meerwaarde van het scherm? Yvette: Het belangrijkste is dat een cliënt straks kan klikken en dan uitsluitend zijn eigen activiteitenlijstje ziet.  Vooral voor cliënten met autisme is dat prettig, dan worden ze niet afgeleid door andere lijstjes en foto’s.” Andere voordelen: Je kunt er veel meer informatie op kwijt. Openingstijden, instructiefilmpjes die je zelf met je iPad maakt. Het scheelt ruimte, al die laden met plaatjes en picto’s zijn niet meer nodig, zit allemaal in het systeem. Overzichten printen en lamineren hoeft niet meer.”

En zitten er ook nadelen aan? Yvette: “”Jazeker, het is maar hoe jet bekijkt. Cliënten die even geen zin hebben in hun activiteit kunnen nu nog stiekem iets van het bord afplukken. Dat gaat straks niet meer.

Lees het artikel in Impuls nummer 2  van 2015 op de site van Odion.