Vergadering zelforganiserend team over scholing verzuimen*

Wat doe je als zelforganiserend team als collega’s een scholing verzuimen? Coach Mieke Janssens beschrijft in de rubriek de Teamvergadering hoe het team dit bespreekbaar maakt. De aflevering is onderdeel van een serie over hoe een zelforganiserend team in de verstandelijk gehandicaptenzorg overlegt over dilemma’s in de samenwerking. | Illustratie Josje van Koppen

Agendapunt: Deelname scholingsdagen
Aanwezig: Frank, Eef, Arnold, Lynn, Havida, Sophie, Femke
Voorzitter: Frank
Afwezig: Naomi

“Vroeger gebeurde zoiets niet”, zegt Lynn. “Tijdens een scholing was iedereen van het begin tot het eind aanwezig. Als je niet kon of eerder weg moest, had je toestemming van Naomi nodig. Drie maanden geleden was Frank, zonder afmelding, afwezig tijdens de cursus over Bemoeizorg. Het rare was dat we er niet eens aan dachten om hem te bellen of whatsappen. Toen de cursusleidster vroeg of hij ziek was, zaten we met een mond vol tanden. Geïnteresseerd vroeg ze welke afspraken er in ons team zijn over het bijwonen of afmelden van scholingen. Geen dus.”

“De vraag is in hoeverre het volgen van een scholing en dus ook het afmelden ervan verplicht is,” oppert Havida. “Dat is geen vraag,” vindt Lynn. “Als we met z’n allen voor een cursus kiezen is het een kwestie van mentaliteit en verantwoordelijkheid om deze te volgen. Al valt de scholing onder mijn takenpakket, ik voel me niet geroepen om hierover afspraken te maken. Ik ben geen teamleidster,” zegt ze er vinnig achteraan. Lynn is de persoon in het team die bewaakt of de taken en rollen in de organisatie helder blijven en niet vanwege het concept ‘zelforganiserend’ diffuus worden.

“Als collega’s niet komen, hebben ze zichzelf ermee,” vindt Sophie. “Als je niet tekent op de presentielijst, wordt ook niet geregistreerd dat je de cursus hebt gevolgd en dat kan gevolgen hebben voor je loopbaan.”

Verantwoordelijkheid
“Ik baal er nog steeds van dat ik bij de cursus Bemoeizorg verstek heb laten gaan,” zegt Frank. “We vonden het ook niets voor jou,” antwoordt Lynn. “Het was de dag na mijn vakantie en ik had het niet in mijn agenda genoteerd. Het was inderdaad fijn geweest als ik aan het begin van de ochtend even door iemand van jullie was gebeld. Daarin zit een verantwoordelijkheid naar elkaar toe,” vindt Frank.

“Tijdens de cursus vorige week over eetproblemen bij autisme heb ik me gewoon geschaamd,” vervolgt Lynn. Er komt een opgekropte woede bij haar los. “We zouden allemaal de cursus volgen. Niet onbelangrijk, omdat we bewoners met een eetprobleem hebben. Femke had de nacht ervoor slaapdienst.” Ze kijkt Femke recht in haar ogen aan. “Je had toegezegd dat je zou komen, maar je was er niet.”

Nu keert ze zich naar Havida en Eef. “Eef meldde aan het begin van de ochtend dat ze om 15.00 uur weg moest vanwege een ziekenhuisafspraak met haar moeder en Havida had ook een afspraak om 15.00 uur. Dat maakte dat de cursus erg rommelig afliep. De trainer eindigde met een bijzonder leerzaam onderwerp. Sophie, Arnold, Frank en ik kunnen deze nooit zo aan jullie overdragen als hij het uitgelegd heeft. Het gaat er om dat ik me voor schut voelde staan tegenover de trainer.”

‘Ik vind het zonde van het geld en de energie’

Het hoge woord is eruit bij Lynn. Ze zucht. “En ik vind alle investering gewoon zonde. Zonde van de voorbereidingstijd die ik er in gestoken heb, zonde van het geld, zonde dat we niet met z’n allen de cursus gevolgd hebben. Was dat wel zo geweest, hadden we het geleerde direct in de praktijk toe kunnen passen.”

Femke, Havida en Eef zeggen niets, ze kijken schuldbewust naar beneden. “Ik zeg wel dat ik me voor schut voelde staan tegenover de trainer, maar ik was vooral teleurgesteld in jullie. Vooral in jou, Femke. Je had niet zomaar kunnen wegblijven na je slaapdienst.”

Afspraken
“Ik merkte pas ’s ochtends dat ik zo’n hele dag cursus niet zou trekken,” antwoordt Femke. “Maar nu betrek je het allemaal op mij,” verdedigt ze zich ineens. “Het gaat er toch om dat we helemaal geen afspraken hebben over het wel of niet volgen van een cursus?”

Lynn zucht voor de tweede keer. “Het gaat om mentaliteit en verantwoordelijkheid,” herhaalt ze. Nu wordt Femke pissig. “Bedoel je dat je mij niet verantwoordelijk vindt?”

“Ik spreek je aan op het feit dat je zomaar wegbleef op de vorige cursusdag”, antwoordt Lynn. “Tijdens de vorige teamvergadering spraken we af om elkaar aan te spreken, weet je nog? We beloofden elkaar om dit te gaan doen, ondanks dat we dit niet gewend zijn. Nu dóe ik het en merk ik dat het niet goed valt.”

Taak voor de teamcoach?
Niemand zegt iets. “Is dit ook niet een taak voor Naomi?” doorbreekt Arnold de stilte. “Na het vorige teamoverleg heb ik nog eens nagedacht en vroeg ik mij af of Naomi niet te veel op de achtergrond geraakt is de laatste tijd. Is het niet goed als zij zich hierin wat meer uitspreekt? Ze was er de laatste teamvergaderingen ook steeds niet bij.”

Lynn knikt. “Je hebt gelijk, Arnold,” zegt ze. “Zou Naomi ons hierbij niet kunnen helpen? Kunnen we vragen of ze volgende vergadering hiervoor weer eens aanschuift?”

Frank maakt een aantekening in zijn agenda. “Goed idee,” zegt hij. “Spreken we ook nog iets af over het volgen of afmelden van cursussen?” “De verantwoordelijkheid is dat je komt, de mentaliteit is dat je je aan je afspraak houdt en vooral niet om bijkomstige privézaken afzegt of eerder weggaat.” En daarmee heeft Lynn het laatste woord.  |

Mieke Janssens coacht en traint teams in de zorg, zie www.concretecoaching.eu

Om medewerkers bewust te maken van het effect van hun persoonlijkheid op de ondersteuning van cliënten, beschreef coach Mieke Janssens eerder in Klik de verschillende persoonlijkheidstypen uit het enneagrammen-model in een team. Ze vervolgt deze serie over de dynamiek in dit team, dat inmiddels zelforganiserend werkt.

Lees meer over zelfsturing en de andere afleveringen van de rubriek de Teamvergadering door Mieke Janssens.